Elektronska oddaja zapisnikov
Z začetkom drugega katastrskega polletja (julij-december) 2005 smo ponudili možnost oddaje zapisnikov po e-mailu. Obenem smo temeljito posodobili postopek vpisovanja osnovnih podatkov zapisnikov, program za to je napisal Marko Erker, JD Logatec. Te posodobitve sicer prispevniki ne boste opazili, razen hitrejše obdelave vaših zapisnikov, tako da bodo podatki o oddaji prej na strani Prejeto gradivo, kot so bili doslej.
Posebej poudarjam, da nudimo le možnost oddaje po e-mailu - kdor tega ne želi, naj še naprej oddaja zapisnike po starem, torej v dveh enakih tiskanih izvodih. Tudi na roko izpolnjene zapisnike še vedno sprejemamo.
Pravila oddaje zapisnikov po e-mailu
Kdor se bo odločil oddajati zapisnike po e-mailu, ga lepo prosim, naj se drži naslednjih navodil:
- Poslana vsebina zapisnikov naj bo dokončna. Prosimo, ne pošiljajte naknadnih korektur ali novih verzij že oddanih zapisnikov.
- Datoteke smiselno poimenujte, po možnosti v redosledu ime jame - tip zapisnika, npr. »Medvedova jama A.doc«, vsekakor pa ne dajajte preveč splošnih imen npr. »zapisnik.doc«. Ne poimenujte datotek samo s tipom zapisnika.
- Priporočljivo je, da gradivo pred pošiljanjem zapakirate (zip). Velikost datotek v enem e-mailu naj ne presega 10 MB. Posebej bodite pozorni pri slikovnem gradivu, da niste nastavili previsoke resolucije.
- Za tiskanje na format A3 (A-zapisnik) oz. format A4 (drugi zapisniki) bomo poskrbeli na Katastru, zato prosim ne dodatno pošiljati zapisnikov v tiskani obliki. Zapisnik oddajte bodisi po e-mailu ali v tiskani obliki (kot doslej), ne pa oboje. Žigosanje in podpis lahko opravite ob priliki obiska Katastra. Skenirani žig in podpis lahko tudi vstavite kot objekt v Wordov dokument, toda pazite na to, da ne boste spremenili oblike formularja.
- Uporabljajte izključno standardne formate zapisnikov (predloga v Wordu 2003), formularji so na voljo tukaj. Posebej prosimo, ne spreminjajte formularjev, saj program za zajem zapisnikov bere podatke na podlagi znanega formularja. Prav tako ne uporabljajte svojih (društvenih) formularjev, saj jih program ne bo prepoznal. Datoteko shranite kot doc (Word 2003), lahko pa tudi kot docx, odt ali (v skrajni sili) pdf.
- Priporočamo, da vse slikovno gradivo (načrti, zemljevidi, fotografije) vstavite kot objekt v Wordov formular za ustrezen tip zapisnika. Sicer lahko uporabite katerega od kompatibilnih formatov, kot so tif, pdf, jpg (le za fotografije). V tem primeru prosimo, da v enega od vogalov slike vstavite tabelico z osnovnimi podatki o zapisniku; najbolje, da kar uporabite tabelico iz ustreznega tipa zapisnika.
- Če imate nestandardne zapisnike (velik format izpisa, nestandardni tipi datotek), jih raje oddajte klasično, torej v tiskani obliki v dveh izvodih.
- Ker osnovne podatke program avtomatsko prepoznava, prosimo, ne dodajajte nobenih posebnih znakov ali črk, npr. »?«, »...«, »itd.«. Datum po možnosti napišite v obliki dan.mesec.leto (npr. 15. 10. 2005). Imena udeležencev izpisujte s polnimi imeni, brez okrajšav, npr. namesto »Peter in Pavel Novak« napišite »Peter Novak, Pavel Novak«.
Poleg preko e-maila lahko zapisnike prinesete na Kataster tudi na drugih medijih (USB-ključ, CD). Tudi v tem primeru se prosim držite gornjih pravil.
vodja Katastra jam JZS